Personeel

De organisatievisie
In 2016 is de organisatievisie geformuleerd met de vier pijlers: ‘bouwen op vertrouwen’, ‘van zorgen voor naar zorgen dat’, ‘wendbaar en weerbaar’ en ‘binnenste buiten’. 2017 heeft in het teken gestaan van het doorleven van de organisatievisie.  

Strategische Personeelsplanning
Een van de sporen binnen de impuls voor de organisatie is het Strategische Personeelsplanning (SPP) waarmee we kwantitatief en kwalitatief vooruit kijken naar het werk en de ontwikkelingen die we verwachten zowel op korte als op langere termijn. SPP wordt een jaarlijks terugkerend aandachtspunt. Medio 2017 is hiervoor het plan van aanpak opgesteld en vanaf december is gestart met het trainingsprogramma voor het management. De uitvoering van SPP loopt door in 2018. Bij de uitwerking worden ook de medewerkers betrokken

Inclusieve organisatie
De gemeente Ede heeft uitgesproken een inclusieve organisatie te willen zijn. Voor het uitvoeren van de Participatiewet zijn er binnen de organisatie 5 medewerkers werkzaam en zijn voorbereidingen getroffen om 8 medewerkers uit de WSW-doelgroep te plaatsen.

Integriteit
Integere bestuurders en ambtenaren zijn een basisvoorwaarde voor het vertrouwen van de burger in het gemeentelijk handelen. In 2017 heeft dit onderwerp op meerdere fronten aandacht gekregen zowel om het bewustwordingsproces binnen de organisatie inzake integriteit te versterken als ook om te voldoen aan wet- en regelgeving. Begin 2017 is een ambtelijke integriteitscommissie opgericht.

Vanaf 2016 vullen we vacatures meer in met personeel in dienst. Hierdoor is het aantal medewerkers in loondienst gestegen met 3,7%. Steeds zijn daarbij maatwerk keuzes gemaakt voor inzet op basis van een vaste of tijdelijke aanstelling met de afweging van de verwachte risico’s en financiële effecten. Dit heeft er in 2017 in geresulteerd dat 70 medewerkers een vaste aanstelling en 29 medewerkers een tijdelijke aanstelling gekregen hebben. In 2017 zijn 47 medewerkers uit dienst gegaan. De aantrekkende economie maakt dat medewerkers eerder van werkgever veranderen. Naast de medewerkers met een ambtelijke aanstelling was 2017 in de organisatie ook 54 fte aan payrol-capaciteit en 150 fte aan inhuur-capaciteit aanwezig.

Het in 2016 ingezette beleid om medewerkers werkzaam op basis van payroll waar mogelijk en economisch rendabel in dienst te nemen is voortgezet in 2017. Het aantal stagiaires is in 2017 iets lager dan in 2016. Daarentegen heeft de gemeente Ede deelgenomen aan het traineetraject “Gelders Talent”. Ook is diverse malen een werkervaringsplaats aangeboden aan langdurig werklozen.
 
Formatie
In de Programmabegroting 2018-2021 is voor het jaar 2018 een verwachte omvang van 783 fte weergegeven. Na besluitvorming over de Programmabegroting 2018 zijn de personele middelen van de Perspectiefnota 2018-2021 nog verwerkt. In onderstaande tabel een meerjarig overzicht per 1 januari 2018.

Verzuim
Het verzuim onder medewerkers is in 2017 licht afgenomen, van 4,3% in 2016 naar 4,1% in 2017. Daarmee is het verzuim ruimschoots onder de norm voor grote gemeenten gebleven. Vanaf 2015 is het motto ‘Van focus op verzuim naar inzetten op inzet’ en is een aantal maatregelen genomen om de inzetbaarheid van medewerkers te verhogen en daarmee het verzuim te verlagen.

Werving en Selectie
In vacaturemeldingen en op www.ede.nl wordt uitgedragen dat Ede een inclusieve wekgever wil zijn en wat dat inhoudt. Ook zijn er gerichte acties uitgezet om de organisatie bij jongeren onder de aandacht te brengen, zoals starterfuncties en aansluiting bij het Gelderse traineeprogramma.

Ontwikkeling van de medewerker
Om een goede aansluiting te blijven realiseren bij de ambities en visie van Ede zal een verschuiving plaatsvinden in rolopvatting en daadwerkelijke inhoudelijke opdracht voor medewerkers. Dit vraagt een andere houding en ander gedrag. In 2017 is ingezet op de samenwerking binnen en tussen teams met aandacht voor ontwikkeltrajecten op het gebied van rolneming en bewustwording.

Het individueel Loopbaanbudget
Voor het Indivudueel Loopbaanbudgtet (ILB) heeft de Raad bij Perspectiefnota 2016-2019 en Perspectiefnota 2017-2020 in totaal € 3,0 miljoen voor de jaren 2015-2017 beschikbaar gesteld.  2017 was het derde en laatste jaar dat het ILB door medewerkers kon worden ingezet. In deze jaren is in totaal is € 2,3 miljoen geïnvesteerd in de medewerkers en de organisatie.  Naast individuele trajecten is in twee clusters een breed opleidingsprogramma aangeboden waaraan medewerkers hebben deelgenomen met inzet van hun ILB. Hiermee resteert € 0,7 miljoen van het beschikbare budget.

Inhuur derden
De totale kosten van inhuur zijn in 2017 € 15,1 miljoen. Een stijging van € 3,6 miljoen, welke grotendeels veroorzaakt wordt door stijging van inhuur van Specialistisch adviseurs en Projectmanagement. Het interim-management blijft gelijk en de uitzendkrachten laten een lichte daling zien.

De toename van de kosten voor extern personeel heeft een aantal oorzaken. Deze oorzaken sommen we hieronder op:

• De werkhoeveelheid neemt sterk toe, met name in het fysieke domein. Veel projecten zijn opgestart in het kader van de grondexploitatie, maar ook wordt meer dan voorheen gewerkt aan groot onderhoud wegen en riolering.
• De toename in werkhoeveelheid heeft als voornaamste achtergrond de hoge ambitie van de Gemeente Ede die zorgt voor de grote hoeveelheid projecten in de buitenruimte en in de organisatie en schommelingen in werkvoorraad Sociaal domein. In de buitenruimte vragen bijvoorbeeld de programma’s uit het investeringsfonds, de invoering van de Omgevingswet en Veluwse Poort veel extra inzet. Deze projecten zorgen voor aanvullende dekking.
• Binnen de organisatie zijn/waren circa 80 functies met tijdelijke dekking (twee of drie jaar) toegevoegd. Voor deze functies kan geen vast personeel aangenomen worden.
• Ook is inhuur ingezet voor vervanging van (langdurig) zieken, moeilijk vervulbare vacatures door de aantrekkende arbeidsmarkt, inzet van specifieke kennis die we niet structureel nodig hebben, de opzet van Werkkracht en om onvoorspelbare schommelingen in het klantenbestand en bijbehorende aanvragen in het sociaal domein te kunnen opvangen. Voor deze projecten zijn meer medewerkers nodig.
• De prijzen van ingehuurd personeel staan door ontwikkelingen op de arbeidsmarkt sterk onder druk en stijgen behoorlijk.
• De eerste signalen van schaarste op de arbeidsmarkt zijn nu al zichtbaar. Op een aantal functies lukt het niet direct een geschikte kandidaat te vinden en is een tweede soms wel een derde ronde van gesprekken nodig. In de tussentijd wordt ingehuurd, tegen stijgende tarieven.
• Er is een toenemende complexiteit in vraagstukken waardoor steeds meer een beroep moet worden gedaan op externe specialisten, met name op het gebied van informatiserings-vraagstukken is dit het geval.
• De bij de Perspectiefnota 2018-2021 voorgestelde lijn van terugdringen inhuur is inmiddels ingezet maar heeft pas in 2018 effect op de kosten van inhuur. De ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en de afloop van de looptijd van afgesloten contracten voor inhuur spelen daarbij een belangrijke rol. Als onderdeel van de Impuls voor de organisatie is voor drie afdelingen met veel inhuur reeds besloten tot het omzetten van inhuur naar vaste formatie. Achterliggende doelstelling is naast het verminderen van inhuur het borgen van opgedane kennis in de organisatie.
• Het proces van aannemen van vast personeel en het inhuren van tijdelijk personeel is nog niet zodanig gestroomlijnd dat de beste afweging wordt gemaakt. Inmiddels worden stappen gezet om dat proces aan te passen.

Aan alle hiervoor genoemde punten wordt momenteel aandacht besteed. Daarbij is vooral de rol van de afdeling personeelszaken een cruciale, die nu dan ook met voorrang wordt opgepakt. Probleem daarbij is dat de voordelen van het omzetten van tijdelijk naar vast personeel groot zijn maar pas in een later stadium zichtbaar worden waardoor de kosten voor de baat uitgaan. Op deze materie wordt in de eerste helft van 2018 teruggekomen.